10 apr Vraag van veel Assistants: HOE nú te werken?

Vandaag de dag hebben wij veelal online werksessies met de Assistants in onze projecten! Tijdens deze werksessies behandelen we (gemeenschappelijke) vraagstukken en zorgen we ervoor dat er relevante acties uitgevoerd worden door alle deelnemers. Oók door ons.

De uitgevoerde acties bespreken we weer in de volgende werksessie, iedereen geeft een soort van demo op de actie waar ze in de vorige werksessie eruit zijn gestapt. Super effectief en het voelt heel ok en nuttig in deze tijden.

Deze week werden er vragen gesteld over thuiswerken en ‘getting things done’, best een opgave in  een wereld waar veel door elkaar heen loopt. Je hopt van het ene naar het andere, kei frustrerend af en toe. Soms sluit je de dag af met het gevoel dat je op alles te kort geschoten hebt…

Hierbij onze demo op de actie? Het schrijven van een inspirerend artikel over je ‘in controle voelen van jouw tijd’ in tijden van Corona. U vraagt, wij schrijven!

Het is niet niks en herkenbaar voor alle thuiswerkers: het managen van je tijd in een “kantoor” waar de vaatwasser, de wasmachine en huisgenoten piepen, waar je lastiger overlegt en waar om nog heel veel andere redenen werkvoornemens niet uitkomen. Een mogelijke oplossing om wél een voldaan gevoel te ervaren aan het einde van de dag? Het gebruiken van de Pomodoro-techniek.

De wat?
De Pomodoro-techniek is ontwikkeld door de Italiaan Francesco Cirillo en staat voor slimmer werken. Over slim en eenvoud gesproken, de techniek is vernoemd naar een kookwekker die de beste man gebruikte om slimmer te kunnen werken. Hij gebruikte namelijk een kookwekker in de vorm van een…tomaat.

Dat is dan ook het eerste voorwerp dat je nodig hebt als je gaat werken volgens deze methodiek. Een kookwekker of je telefoon (in vliegtuigstand met een !!) die de tijd gaat bijhouden.

De praktijk- Hoe werkt het?
Om slimmer te kunnen werken ontdekte Francesco dat je relatief korte tijdsblokken moet maken. Elk blok heeft 25 minuten. Voordat je begint schat je in hoeveel tijdsblokken je nodig hebt voor een bepaalde taak. Concreet?
Je coördineert de acties van vier virtuele vergaderingen en schat in dat dit 100 minuten duurt, dat zijn dus vier blokken van 25 minuten.

Voordat je start met blok 1 zorg je ervoor (en hier ligt in deze tijd een enorme uitdaging) dat je door niemand wordt gestoord. We komen hier nog op terug…
Maar goed, je start dus met blok 1 en gaat 25 minuten aan het werk. Doordat je weet dat je slechts 25 minuten hebt, is het makkelijker om te starten en om vol te houden.
Je gaat namelijk direct in de actiestand en wil in die tijd zoveel mogelijk doen. Als je géén tijdsplanning maakt, dan ligt afleiding op de loer. Ja, je wil het vandaag af krijgen. Maar ‘vandaag’ is een breed begrip en biedt nauwelijks kaders.
De pomodoro-techniek doet dat wel.

Klaar met blok 1? Neem nu 5 minuten pauze en doe een peanuts-taak. Iets waar je je brein niet heel erg bij hoeft te gebruiken. De was ophangen, drinken pakken, uit het raam staren, complimentje aan huisgenoten geven, etc.
Bij blok 2 en 3 herhaal je deze werkwijze en na blok 4 zijn de door jou ingeschatte 100 minuten om. En als het goed is jouw actie nu af. Na blok 4 heb je 30 minuten pauze en begin je weer opnieuw. Neem een actie, deel op in tijdsblokken en #gogogo.

Je begrijpt waarschijnlijk dat dit niet direct goed gaat, maar ook dát hoort bij de winst van deze methode. Je leert namelijk beter inschatten. Experimenteer! En ben lief voor jezelf, oefening baart kunst!

7 x Winst
Ervaren gebruikers en fans van Francesco geven veelal aan dat ze onderstaande als winst ervaren:
1. Minder stress
2. Geconcentreerder werken
3. Meer taken realiseren
4. Meer voldoening
5. Bewuster worden van keuzes en besluiten
6. Realistischer plannen
7. Gemotiveerd blijven

Dit is slechts een selectie van de voordelen, er zijn er nog veel meer genoemd. Het is natuurlijk ook voor iedereen anders. Dat geldt overigens ook voor de tijdsblokken. Misschien kom je er wel achter dat 40 minuten voor jou veel beter werkt.

Maar begin eerst met de 25 minuten en experimenteer met een en ander.
En let op: laat de techniek voor jou werken, en niet andersom…

Hot items
Over slim gesproken, het concept is uitgewerkt in diverse materialen. Van formulieren tot een kookwekker in tomaatvorm, en van apps tot werkbladen: je kunt op internet enorm veel vinden over deze methodiek.
Wij verwijzen je graag door naar een waar wij inspiratie vandaan haalden.

Tips in thuiswerken
Dan nog de praktische toestanden van thuiswerken in coronatijd.

Het zou kunnen dat thuiswerken nog weken – zo niet maanden –  de norm blijft.
Met jonge huisgenoten die om je heen dartelen, of puberende huisgenoten die tot 12.00 uur in hun nest liggen en waar je er soms ook nog een baan als leerkracht bij hebt gekregen, is het zaak om je prioriteiten bij te stellen.

Je kunt of moet nu meer dan ooit taken deleten maar ook verdelen binnen je team. Kijk ook kritisch naar je taken en pas de 80-20 regel toe. Blijf verassen in de 20! Doe iets wat een ander niet van je verwacht, maar wel enorm op zit te wachten . Zo blijf je zichtbaar in deze tijd en ben je in afstand toch dichtbij (met de werkrelaties)….en hou je de relaties met huisgenoten gezellig!

Ander belangrijk puntje: geconcentreerd kunnen werken in die 25 minuten.
Laat thuis ook duidelijk merken wanneer je niet gestoord mag worden.
Een van onze collega’s heeft kleine kinderen en werkt als ze niet gestoord mag worden met een vlaggetje op haar bureau (lees: de eettafel). Kinderen hebben duidelijkheid nodig en houden zich er goed aan.
Maar ook zonder ‘jonge huisgenoten’ heb je te maken met veel afleiding. Je ziet overal was liggen, of hebt uitzicht op de tuin die nu echt gedaan moet worden, je moet nog wc-papier halen, allemaal zaken die nu in je hoofd opkomen. De ouderwetse tip die je nooit in de steek laat? Noteer al die dingen op een papiertje zodat ze in elk geval ‘uit je hoofd’ zijn.

Tot slot eindigen we met een andere (herkenbare) uitdaging:  werken met je partner om je heen. Hoe je daarmee een hoop ellende voorkomt lees je in dit hilarische artikel van Aaf Brandt Corstius. Extra leuk: zelfs hier wordt de 80-20 regel toegepast als tip om het leuk met elkaar te houden.