TU Delft
Programma: TU Delft Secretaresse congres 2019
N.a.v. het onlangs georganiseerde 1e TU Secretaresse congres hebben de coördinatoren van de secretariaten van Bouwkunde (hierna: ‘het team BK’) het initiatief genomen om eens met elkaar in discussie te gaan over taken die er liggen op het niveau van afdelingsondersteuning.
Zij werden getriggerd door het verhaal van Sara van Broekhoven (werkzaam bij FutureTalentFactory) die een sterk verhaal heeft gehouden tijdens het congres over reactief en proactief werken. De secretaresses werden wakker geschud, want men zag in, dat er inderdaad voor 80% reactief gewerkt wordt, terwijl men zich juist proactief wil opstellen. Het besef kwam naar boven, dat door de grote tijdsbesteding aan reactief werken, nagenoeg geen ruimte is een proactieve werkwijze te tonen.
Daarnaast liet Sara weten dat ‘iemand zijn’ (onvervangbaar) misschien wel beter werkt dan ‘dingen doen’ (vervangbaar, denk aan invoer in systemen; dat kan een robot ook….).
Met dit in het achterhoofd heeft het team BK een oefening gedaan door met elkaar op flipovers verschillende werkvelden te benoemen, zoals bijv. ondersteuning op onderwijs, ondersteuning op onderzoek, HR etc.. D.m.v. vijf gekleurde post-it-stickers (behorend bij de vijf verschillende afdelingen) hebben zij taken opgeschreven die hun team uitvoert per werkveld. Ze zagen veel overlap, maar ook exceptionele taken, die verrassend, alleen bij één enkele afdeling behoorde.
Alle taken per werkveld zijn vervolgens verzameld en in een PowerPoint gezet. Het team BK heeft de PowerPoint gepresenteerd aan hun leidinggevenden en de HR-manager en Finance-manager van de Faculteit.
Het team BK heeft laten weten dat zij proactief wil werken, maar voor het grootste deel van de tijd opgeslokt worden door al het reactieve werk wat op hun pad komt.
Daarnaast hebben zij per werkveld gepresenteerd welke taken daarin uitgevoerd worden (elke secretaresse heeft een sheet gepresenteerd). Zij hebben een pleidooi gehouden voor de secretaresse ‘future-proof’ die niet door een robot vervangen kan worden. Het slogan ‘pick me!’ kwam ook voorbij. ‘Waarom ben jij de secretaresse die alle nieuwe technieken en werkwijzen gaat overleven’. ‘Waar ben je uniek in?’. ‘En hoe pak je die 20% pro-activiteit aan?’. Pro-activiteit uit zich in het feit dat je juist die dingen oppakt, die niet van je gevraagd worden, maar oh zo gewaardeerd worden.
De leidinggevenden konden de presentatie waarderen. Het was voor het team BK een mooie kick off om verder te gaan met dit onderwerp en de bijbehorende denkwijze. De leidinggevenden zouden bijvoorbeeld mee kunnen denken wat de secretaresse nu juist zo uniek maakt? En mee kunnen denken hoe men zich zo proactief mogelijk kan opstellen? Hoe kan men zich opstellen zodat men ‘onvervangbaar wordt verklaard’?
Vragen voor de toekomst. Secretaresse future-proof.
