08 mrt Anoniem: een vernietigend rapport voor het management…

Stel je voor: bedrijf X wil dat de afdeling ‘Drukbezig’ efficiënter gaat werken en meer winst gaat behalen. Concreet: er moet meer en beter worden samengewerkt met de afdeling ‘Wijdoenhetaljarenzo’.

Er wordt een projectteam geformeerd bestaande uit personen uit de managementlaag en zij geven zichzelf de naam: ‘Changeisgonnacome.’
Het projectteam komt op het idee om een hei-sessie te organiseren. De managers gaan ergens diep in Drenthe een plan opstellen om het beoogde doel te bereiken.
Op D-day gaan de flapovers en stiften in de auto’s en ook de post-its worden niet vergeten want daar mag iedereen zijn of haar idee op gaan schrijven. Er wordt ook wat wijn & spijs meegenomen voor de innerlijke mens en voor de avond is het spelletje 30 seconds is ingepakt. Echt supertof namelijk. Kortom; alles is gereed om het beste plan allertijden te schrijven.

De ideeën komen tijdens de hei-sessie als rijpe appelen uit een boom. Lees (en huiver) een sneak preview uit interne memo’s van de hei-dag:
– Er zal een digitaal platform gebouwd gaan worden op het intranet zodat de afdelingen beter en sneller kunnen communiceren en zodat iedereen weet wat-ie aan het doen is. Om hiermee te kunnen werken moet iedereen ‘wel even’ handig worden met tech en innovatie. Maar dat komt vast wel goed.
– De vrijmibo, die wordt nieuw leven ingeblazen. Want het moet ook allemaal leuk blijven en de successen moeten gevierd worden. Work hard play hard. Het krijgt geen vrijblijvend karakter trouwens, dit moet nog even afgestemd worden met HR.
– Medewerkers moeten hun soft-skills optimaliseren.
– De slimste wordt aangesteld als scrummaster, even checken met teamleaders wie dit is
– Medewerkers gaan zélf organiseren dat ze zelfsturend worden.
– We doen de werkplek-shuffle zodat er werkelijk geblend kan worden. Dit betekent flexplekken en verplichte stoelendans. Ook nog even checken met HR.

Na wat brainstormen werd het plan definitief en werden de afdelingen uiteindelijk getrakteerd op een Powerpoint met impact. Of niet?
Een jaar later wordt er kritisch geëvalueerd, want het plan heeft totaal niet opgeleverd wat ervan werd verwacht. Een extern bureau is ingeschakeld en komt met een vernietigend rapport:

Beste leden van de afdeling Changeisgonnacome,

Na het lezen van uw plan van aanpak, het verwerken van beschikbare ( en schrikbarende) data en onze gesprekken met de medewerkers van betreffende afdelingen geven wij u kort onze conclusies en direct ook aanbevelingen.
Wij baseren ons hierbij op het COM-B model.
Omdat onze commissie de indruk heeft dat u niet bekend met dit fenomeen volgt een korte uitleg.

Het COM-B model is een praktische en realistische benadering, populair onder gedragswetenschappers. Volgens dit model moet inzake verandering gewerkt worden aan meerdere factoren tegelijk: Capability,Opportunity en Motivation (COM) leiden gezamenlijk tot Behavior (B). In het Nederlands: gedrag wordt aangedreven door drie factoren Capaciteit, Gelegenheid en Motivatie.Wij stellen hieronder in ons rapport de (retorische) vragen en u kunt deze voor het gemak beantwoorden met nee of weet niet…

Capaciteit: was er überhaupt iemand op de betreffende afdelingen in staat om het beoogde gedrag te vertonen? Zijn er genoeg mensen passend opgeleid en waren er wel genoeg coaches en experts om het traject te begeleiden? Zijn de juiste mensen op de juiste plek gezet?
Advies: Ga na wat de belemmeringen op dit gebied zijn en onderneem stappen.

Gelegenheid: werkte de sociale en fysieke omgeving mee om de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren? Was er voldoende financiële mogelijkheid om bijscholing te bieden? Is aan de medewerkers ook tijd (uren) gegeven om het nieuwe werken te implementeren?
Advies: Stel uzelf de vraag ‘Wat hadden we kunnen doen om dit makkelijker te maken?’

Motivatie: is de innerlijke drang van mensen groot genoeg om het ene gedrag te verkiezen boven het andere?  Verlangen ze er bewust of onbewust eigenlijk wel naar? Was er sprake van een ‘we-hebben-er-zin-in-modus?’
Advies: kijk hoe jullie dit kunnen beïnvloeden en ga hierover in gesprek met uw medewerkers.

Tot slot.
De elementen uit het COM-B model staan niet op zichzelf.
Kijkt uw organisatie enkel en alleen naar het element capaciteit en wordt motivatie en gelegenheid overgeslagen, dan kan succes worden vergeten.
Werkt u alleen maar aan de motivatie maar moet iemand ver boven zijn kunnen presteren? Ook dan moeten wij u teleurstellen.

De kans op gedragsverandering is het grootst als alle drie de elementen worden  meegenomen in uw strategie of plan van aanpak.

Wij wensen u veel succes in uw verdere pogingen om de afdelingen efficiënter te laten samenwerken. Uiteraard hebben wij personeel dat u tegen een belachelijk hoog tarief verder kan helpen. We laten u verdiepen in het gedrag van medewerkers en waar dat precies vandaan komt.
Deze afdeling heet bij ons ‘Oprechteinteresse’.

Met vriendelijke groet,
Ongevraagd Advies BV ………………………………………………………………………………………………………………………

FTF inspired by Ben Tiggelaar.
Lees zijn column ‘De vraag blijft altijd hoe dan?’ via www.tiggelaar.nl